Verbis Kaydı Zorunluluğu

Kişisel veriler ile alakalı hukuki uygulamalar, son dönemlerde pek çok firma için mühim bir konu haline geldi. KVKK ile beraber firmalara ve diğer veri kaydı yapan bireylere Verbis kaydı zorunluluğu dahil birçok yükümlülük getirildi.

KVKK uyum aşamasında ve sonrasında firmalar yoğun bir şekilde KVKK danışmanlığına gereksinim duydu. Bu danışmanlık işlemleri veri işleme sisteminin KVKK hükümlerine uygun olması ve ilgili kanunun getirmiş olduğu kurallara uyum sağlama ile alakalıydı. Verbis işlemleri de bunun bir parçası konumundadır.

Verbis Kaydı Nedir?

Kişiler çoğunlukla verbis kaydı nedir diye merak ediyor. Veri sorumluları sicil bilgi sistemi kısaca Verbis olarak bilinmektedir. Ülkemizde bireylerin verilerini işleyen gerçek ya da tüzel kişiler Verbis ismi verilen bu elektronik ortamda tutulan sisteme kaydolmak zorundalar. Aksi durumda bu, ciddi yaptırımları beraberinde getirecektir.

KVKK, kişisel verileri işleyen bireylere, özellikle şirketlere, bireysel verileri işlemeden evvel Verbis sisteme kaydolma zorunluluğu getiriyor. Bu sayede Verbis kaydı zorunluluğu sayesinde bireysel verilerin güvenliği artırılmak istenmektedir.

Verbis Kaydı Zorunluluğu

Aslında Verbis elektronik ortamda kayıt altında tutulan bir çeşit veri kaydı sistemidir. Bu sisteme kaydolur iken yazılacak veriler, kaydolmadan evvel yapılması gereken uygulamaları gibi bunlar firmanın somut durumu değerlendirilerek gerçekleştirilmektedir. Hatalı ya da ihmali uygulamalarla hak kaybı yaşatmamak önemlidir. Bundan dolayı bu hususta hukuki danışmanlık almakta yarar bulunmaktadır.

Kayıt Başlangıç Tarihi ve Verbis Kayıt Son Tarihi

Veri sorumlusu olarak bilinen bireyler, bireysel verileri işlemeye başlamadan evvel ilgili sisteme kaydını yapmak zorundalar. Bu sisteme kayıt başlangıç zamanı ve Verbis kaydı son tarihi gibi çeşitli bilgilerin belirleme aşaması Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından yapılmaktadır.

Bilmelisiniz ki bu tarihler içinde kaydın gerçekleşmesi son derece önemlidir. Kayıt tarihi geçtikten sonra bunun yapılmamasının tespiti durumunda idari para cezası alınmaktadır. Tarihler geçmiş olsa dahi bir an önce bu kaydın yapılması önem arz etmektedir.

Verbise Kayıt Olmama Cezası

Verbis kaydı zorunluluğu konusunda merak edilen konulardan biri de Verbise kaydolmama cezası şeklindedir. KVKK madde 18 düzenlemesine göre Verbis kaydı zorunluluğuna uyum sağlamayan bireyler hakkında 20 bin lira ile bir milyon arasında idari para cezası söz konusu olmaktadır. Bunlar ciddi rakamlar olduğundan dolayı para cezası almamak adına Verbise kayıt olmak oldukça önemlidir. Bu para cezasına Kişisel Verilerin Korunması Kurumu hükmetmektedir. Üst ve alt sınır arasında geniş bir aralık olduğu görülmektedir. Miktar tespit edilirken somut olayın niteliklerine odaklanılır. Bu bir idari para cezası olmasından dolayı buna karşı itiraz edebilmek söz konusudur. Bundan dolayı iptal davası açmak mümkündür.

Verbise Kayıt Olmama Cezası

Verbis İçin Sonradan Kayıt Yükümlüsü Olanlar

Veri sorumlusu olan birey ve şirketler bu süreler içinde Verbis kaydını gerçekleştirmelidir. Fakat bu sürelerde veri sorumlusu olmayıp da sonradan verim sorumlusu olan birey ve şirketler kayıt yükümlüğü oldukları için ilgili tarihten itibaren 30 günlük süre zarfında Verbis kaydını gerçekleştirmeliler. Bu otuz günlü Verbis kaydı zorunluluğu, Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmeliğin 8 numaralı maddesinde yer almaktadır. Otuz günlük süreden sonra kayıt olmama durumuna bağlanan yaptırımlar söz konusudur.

Verbise Kimler Kayıt Olmalı?

Verbis zorunluluğu konusunda Verbise kimler kayıt olmalı sorusu da sıklıkla sorulmaktadır. Verbis kaydının ne demek olduğundan ve kayıt sürelerinden söz ettik. Verbis’e kimlerin kayıt olması gerektiği konusuna da değinmek gerekir. Kişisel Verilerin Koruma Kanunu madde 16 düzenlemesine göre çeşitli kişisel verileri işleyen tüzel ve gerçek kişilerin Verbis kaydı zorunluluğu bulunmaktadır. Verbise kayıt yapmak zorunlu mu sorusuna da veri sorumluları için evet cevabını verebiliriz.

Verbis Kayıt İstisnaları Nelerdir?

Verbise kimler kayıt olacak sorusu kadar kimlerin kayıt olmayacağı da oldukça önemli bir husustur. İlk olarak veri sorumlusu olmayan birey ve firmaların kayıt olmasının zaten zorunlu olmadığını belirtmek gerekir. Ayrıca bilmelisiniz ki mevzuatın farklı yerlerinde kaydolma yükümlülüğü bulunmayan bireyler belirtilmiştir. KVKK madde 28’de bazı birey ve topluluklar özel istisna kapsamındadır. Yani bu kişilerin Verbise kayıt yaptırmaları zorunlu olmamaktadır.

Verbis Kaydı Zorunlu Olmayan Bazı İstisnalar

• Kişisel bilgilerin gerçek kişiler tarafından tam anlamıyla kendisi ya da beraber yaşamış olduğu aile bireyleri ile ilgili faaliyetler kapsamında işlenmesi durumu.
• Kişisel verilerin anonim şekle getirilmesi koşulu ile resmi istatistikleri hazırlama maksadıyla işlenmesi durumu.
• Kişisel verilerin, tarih, sanat, edebiyat ve bilimsel amaçlar ile düşünce özgürlüğü kapsamında işlenmesi durumu.
• Kişisel verilerin kanun ile yetkilendirilen kamu kurumlarının önleyici, istihbari, koruyucu faaliyetler kapsamında durumu.
• Kişisel verilerin suç işlenmesinin engellenmesi ya da suçla alakalı soruşturma için gerekli olduğu hallerde işlenmesi durumu.
• İlgili bireyin kendisinin alenileştirdiği verilerin işlenmesi durumu.
• Kişisel veri işlemenin kanunun vermiş olduğu yetki kapsamında yetkili ve görevli kamu kurumları tarafından işlenmesi durumu.

Verbis Kaydı Nasıl Yapılır?

Verbis Kaydı Nasıl Yapılır?

Verbis kaydı zorunluluğu konusunda Verbis kaydı nasıl yapılır sorusu da sıklıkla sorulmaktadır. Verbise kayıt, ilk etapta gerekli hazırlık ve düzenleme işlemlerinin gerçekleştirilmesinin ardından kvkk.gov.tr sitesi üzerinden ve Verbis kaydı alanından yapılmaktadır. Verbis, kayıt olacak kişileri üç farklı kategoriye ayırmaktadır. Bunları şu şekilde sıralayabiliriz:

• Türk kamu kurum ve kuruluşları.
• Türkiye dışında yerleşik olan gerçek veya tüzel kişiler.
• Türkiye’de yerleşik olan gerçek veya tüzel kişiler.

Verbis kaydıyla alakalı söylememiz gereken detay, bu işlemin çok aşamalı olduğudur. Kayıt uygulamaları basit bir form doldurma işleminden ibaret olmamaktadır. Kaydın çevrimiçi sisteme geçirilmesinden evvel bir ön hazırlık yapılması gerekmektedir. Aynı zamanda kayıt uygulamaları ticari işleyişin nitelikleri dikkate alınarak yapılmalıdır.

Verbise Neler Kaydedilir?

Verbis kayıt bilgileri nelerdir? Verbis ismi verilerin sisteme veri sorumlularının işlemiş oldukları bireysel veriler kaydedilmez. Bu sistem veri sorumluları içindir. Veri sorumlularına ilişkin veriler bu sisteme kaydedilmektedir. Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemine kaydedilecek olan verileri şu şekilde sıralayabiliriz:

• Alakalı kişisel bilgilerin, somut olayın niteliğine ve mevzuata göre en çok ne kadar saklanacağı.
• KVKK madde 12’de bulunan veri güvenliğine ilişkin çeşitli tedbirlerin neler olduğu.
• Ülke dışına aktarımı söz konusu olan kişisel verilere ilişkin detaylar.
• Kişisel bilgilerin aktarılacağı alıcı grupları ya da alıcı.
• Veri sorumlusunun kişisel verileri ne amaç ile işlemiş olduğu.
• Veri sorumlusuna ilişkin adres ve kimlik bilgilerine ilişkin kurul tarafından belirlenmiş olan formda bulunan temel bilgiler.

Verbis Sisteminde Temsilci ve İrtibat Kişisi

Verbis konusunda irtibat kişisi, veri sorumlusunun Verbisle alakalı bildirimlerinde ve çeşitli işlemlerinde muhatap alınan bireydir. Veri sorumlusu tarafından bir irtibat kişisinin atanması zorunlu olmaktadır. Bu kişi, Verbis üzerinden veri sorumlusu tarafından atanmaktadır. Veri sorumlusu tarafından atanma işleminin sonrasında sicile kayıt aşaması üzerinden sisteme erişim sağlamaktadır.

Sonrasında ise veri sorumlusunun kullanıcı ismi ve şifresini değil, kendi e-devlet bilgileri yardımı ile alakalı Verbis sistemine erişim sağlar. İrtibat kişisinin 18 yaşını doldurmuş olması ve gerçek kişi olması zorunludur. Ülkemizde ikamet etmeli ve T.C. vatandaşı olmalıdır. Bununla beraber veri sorumlusu, kendisini de irtibat kişisi şeklinde atayabilir.